W większości firm używa się różnego typu pojazdów, do celów związanych z funkcjonowaniem firmy. Nie do każdego takiego pojazdu prowadzi się ewidencję rozjazdów, czyli tzw. kilometrówkę.

Obowiązek prowadzenia pośród zatrudnionych kilometrówki ma zatrudniający, który w swojej działalności korzysta z aut najmowanych albo którego zatrudnieni wykorzystują do pracy swoje prywatne pojazdy. Samochody, osobowe albo inne, wykorzystywane w powyższy sposób, nie mogą przewyższać masy 3,5 tony (z wyjątkami).

W wyżej wymieniony sposób nie można ewidencjonować aut, stanowiących własność firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, ni też samochodów nabytych w drodze leasingu.

Na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały opłaty za kilometr przejechanej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Określone zostały także miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W sytuacji firm, których siedziba znajduje się w gminach, liczących do 100 tys. zamieszkałych, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Przedsiębiorstwa z obszaru gmin powyżej 100 tys. zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Zaś w najlepszej pozycji są przedsiębiorstwa, które położone są na obszarze gmin powyżej 500 tys. zamieszkałych – mogą ich wyjeździć aż 700 kilometrów. Są to wielkości ustalone z góry przez prawo, dlatego zastosowanie mają przeważnie w sferze budżetowej, mimo to pracodawcy prywatni, muszą również uważać, aby nie przekroczyć wyżej wymienionych zakresów. Mają możliwość natomiast przyjąć zmniejszone ich wielkości.

Kilometrówki uwolnione są od składek na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wielkości wyżej wymienionych zakresów. Jeżeli zostaną one przekroczone, od sumy przewyższającej, naliczyć należy ww. opłatę.

Pamiętać należy również o poprawności tworzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się powinny:

• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Nazwisko i imię osoby korzystającej z pojazdu,
• Numer rejestracyjny samochodu,
• Stawka za kilometr trasy,
• Data i cel podróży,
• Pojemność silnika,
• Następny numer wpisu,
• Liczba faktycznie przebytych kilometrów,
• Charakterystykę trasy